Microsoft Word: los 15 trucos que no sabía y que le harán ver como el más experto

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Emplee estos 20 trucos en Microsoft Word para tener una mayor productividad. (foto: El Grupo Informático)
Emplee estos 20 trucos en Microsoft Word para tener una mayor productividad. (foto: El Grupo Informático)

Sin duda alguna, Microsoft Word es el editor de texto más utilizado en la mayoría de las computadoras del mundo. Y es que, las herramientas de Microsoft Office como PowerPoint, Outlook o Excel, suelen ser útiles a la hora de usar el sistema operativo Windows. De todas las herramientas de Office, Word es quizás la más utilizada en el día a día, pero aun así, no todos los usuarios son plenamente conscientes de las posibilidades que ofrece.

Siempre que utilizamos Word en la computadora, las funciones básicas del día a día son agregar texto, formatear, editar imágenes o incluso insertamos una tabla o un enlace a una página web, siendo tareas repetitivas para la mayoría de usuarios.

Microsoft Word.
Julio 26, 2021. REUTERS/Dado Ruvic/Illustration
Microsoft Word.
Julio 26, 2021. REUTERS/Dado Ruvic/Illustration (DADO RUVIC/)

Sin embargo, hay muchas otras funciones o consejos en Word con los que quizás no esté familiarizado y que sin duda le ayudarán mucho en el proceso de uso de las herramientas de Microsoft Office. Eso sí, debemos recordar que dependiendo de la versión de Word que usted tenga instalada, algunas opciones pueden estar disponibles de otras maneras o, en el peor de los casos, puede que ni siquiera estén disponibles.

Por lo tanto, a continuación, señalaremos 20 secretos y trucos de Microsoft Word que quizás no conozca:

1. Recuperar archivos cerrados sin guardar

Dependiendo de la versión de Microsoft Office que tengamos, podremos recuperar archivos cerrados sin guardar de alguna manera. Si tenemos Word 2016, cuando abramos la herramienta, los documentos no guardados aparecerán en el lado izquierdo y desde allí podremos buscar la forma de recuperarlos. Pero si tenemos una versión anterior, esta opción estará un poco más oculta.

En este caso, debemos ir al menú de opciones Archivo > Recientes y buscar en la parte inferior de la pantalla, donde podemos encontrar un enlace con la opción de Restaurar documentos sin guardar.

Esto abrirá una ventana del explorador de archivos en la ruta C:UsersUsuarioAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles que es la que utiliza Office para guardar los documentos que se cierran inesperadamente y desde donde podremos recuperarlos.

2. Guardar automáticamente el documento de Word

Existe un pequeño truco de Word que le permite realizar copias de seguridad automáticas cada X minutos para que no tenga que preocuparse por presionar el botón Guardar todo el tiempo.

Para ello, vamos a la opción de menú Archivo > Opciones > Guardar y allí marcamos la casilla Guardar información de Autorrecuperación, e indicamos con qué frecuencia queremos que Word guarde automáticamente nuestro trabajo.

3. Eliminar el menú que aparece cuando selecciona un texto

Cuando seleccionamos un texto en Word, automáticamente vemos como la herramienta de Office nos muestra una pequeña barra de herramientas que proporciona una serie de atajos para cambiar el tamaño, color, tipo de fuente, tamaño, regla, etc. A veces, lo mismo que puede ayudar mucho puede molestar a muchos otros usuarios.

Por lo tanto, si desea deshacerse de esta barra de herramientas, debe ir a Archivo > Opciones > General, luego desmarcar Mostrar mini barra de herramientas en la selección.

4. Escribir texto en vertical

Aunque los documentos de Word están escritos en formato horizontal, en cierto documento es posible que necesitemos o deseemos agregar texto vertical. Bueno, este pequeño truco de Word nos lo pone fácil.

Lo primero que debemos hacer es ir a la opción de menú Insertar > Cuadro de texto y elegir uno de los formatos proporcionados por Word.

Una vez que tenemos el cuadro de texto en nuestro documento, escribimos lo que queramos y luego hacemos clic derecho sobre el control del cuadro de texto en el teclado para elegir la opción de formato de forma, para finalmente cambiar la dirección del texto.

5. Cambiar mayúsculas por minúsculas y viceversa, capitalizar o alternar mayúsculas y minúsculas

Quizás en algunos casos nos encontramos con una situación en la que necesitábamos cambiar todo el texto de mayúsculas a minúsculas o viceversa y volver a escribirlo. Sin embargo, este simple truco de palabras le permite hacerlo con unos pocos clics.

Para ello solo tenemos que seleccionar el texto y en la opción del menú Inicio, en el apartado Fuente, pinchamos en el icono que muestra la letra A mayúscula junto a la letra minúscula (Aa) y seleccionamos la opción que necesitemos.

6. Proteger un documento con contraseña

En muchos casos, ciertamente queríamos proteger con contraseña un documento de Word para que nadie pudiera abrir y leer su contenido. Además de muchas aplicaciones que le permiten cifrar archivos o agregar una contraseña, desde Word puede proteger documentos con contraseña.

Para ello, al guardar el documento nos dirigimos a Archivo > Guardar como y en la ventana de diálogo que luego se abre, mostramos las opciones en Herramientas y seleccionamos Opciones generales. Luego se abrirá una ventana donde podremos especificar la contraseña para abrir y escribir el documento de Word.

7. Recortar una imagen dentro de Word sin tener que editarla con otros programas

Seguramente más de una vez al insertar una imagen en un documento de Word, hemos visto que el tamaño puede hacer que el detalle que queremos mostrar no sea bueno y por eso tenemos que volver a editarlo para recortar una parte o área de la imagen y agregarla. al documento.

Sin embargo, existe una opción que no podemos dejar de incluir entre estos trucos de Word que nos permite hacer esto sin tener que borrar la imagen y sin tener que editarla con software adicional.

Para ello seleccionamos la imagen y en Herramientas de imagen > Formato > Tamaño, donde encontraremos la opción de recorte.

Con esta herramienta seleccionada, seleccionamos el área de la imagen que queramos recortar y automáticamente vemos cómo la imagen dentro del documento se reemplaza con una imagen que contiene el área recortada.

8. Descargar todas las imágenes de un Word con un solo clic

Para descargar todas las imágenes en el documento de Word, podemos usar uno de los muchos trucos de Word escondidos en todas las opciones de la herramienta de Microsoft.

En este caso, yendo a la opción de menú Archivo > Guardar como, debemos seleccionar la opción de guardar como página web filtrada y en formato HTML.

Al guardar en este formato, el propio Word crea una carpeta para que podamos ver todos los archivos de imagen en el documento de Word.

9. Escribir texto en cualquier parte del documento sin utilizar cuadros de texto

Aunque es normal cuando empezamos a escribir en un documento de Word para completar línea a línea, la herramienta de Microsoft también permite agregar cuadros de texto que podemos colocar en cualquier lugar que queramos. Sin embargo, como hacemos ante una página en blanco, entre todos estos trucos de Word, no queremos dejar de decir cómo podemos escribir en el lugar del documento de Word que queramos sin tener que dar espacios en blanco, tabulador od ‘referir y don’ t agregue un cuadro de texto.

Para hacer esto, simplemente haga doble clic en el área del documento sobre el que desea escribir.

10. Eliminar el formato completo de un texto en Word

Seguramente hemos revisado el documento de Word más de una vez para eliminar gradualmente el formato de determinadas palabras, frases o párrafos. El texto en negrita, por otro lado, la cursiva o el tamaño de la fuente, el estilo y el color de un documento de texto nos podría haber costado mucho tiempo en deshacernos de este formato y de todo a tu gusto.

Esta opción se puede encontrar la siguiente ruta: Inicio > Fuentes > Eliminar todo el formato y simplemente seleccionar todo el texto del documento de Word eliminará todo tipo de formato en texto con tan solo un clic.

11. Dar formato a muchas palabras a la vez aunque estén en diferentes partes del documento de Word

Como hemos mostrado algunos trucos de Word, la opción de eliminar todo el formato del documento a la vez para que no tenga que pasar de un texto a otro o de una palabra a otra, ahora le guiaremos sobre cómo formatear varias palabras o partes de texto simultáneamente, incluso si están en diferentes partes del documento.

Para ello, solo tenemos que seleccionar la primera palabra o parte del texto a la que queremos aplicar un formato en particular y luego, manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccionamos el resto de las palabras o el texto. Una vez seleccionado todo, aplicamos el formato y listo.

12. Cómo cortar y pegar varios textos o imágenes a la vez

Cortar y pegar son dos de las opciones más repetitivas que la gente usa todos los días cuando usa herramientas de Microsoft. El Portapapeles de Word funciona igual que en Windows, cada vez que copiamos un elemento reemplaza al anterior y solo tenemos la última copia disponible para poder pegarlo.

Pero en el truco de Word hay una opción que nos permite cortar varios elementos para pegarlos todos a la vez. Significa que podemos cortar algún texto u otros elementos como imágenes, todo lo cual se guardará en una especie de portapapeles para pegarlo donde queramos.

Para almacenar y copiar tenemos que presionar Ctrl F3, mientras que cuando queremos pegar todo solo necesitamos presionar Ctrl Shift F3. Además, todo se pegará en el orden exacto en que los cortamos.

13. Mover párrafos de un lugar a otro del documento rápidamente sin afectar a la estructura del documento

El uso correcto de los diferentes estilos de Word no solo nos permite crear una tabla de contenido en uno, sino que también nos da la posibilidad de mover un párrafo completo de texto sin afectar la estructura del documento.

Para ello tendremos que ir a la opción de menú Ver y en el apartado Vistas hacer clic en la opción Esquema. Esto nos mostrará una vista en planta con cada segmento marcado con un círculo, en el que podemos hacer clic y arrastrar hasta la posición deseada y moverá todo el segmento que los hemos tomado sin afectar la estructura del documento.

14. Añadir una imagen de fondo en el documento de Word

A todos los usuarios les encanta hacer que nuestros documentos de Word sean únicos y una opción muy atractiva y menos visible es agregar una imagen de fondo y mostrar texto en ella.

Para configurar la imagen que queremos como fondo del documento de Word, debemos ir a la opción de menú Diseño > Fondo de página y en las opciones de Marca de agua seleccionar la opción Marca de agua personalizada.

15. Repetir la última acción con sólo pulsar una tecla

Seguramente hemos tenido que repetir muchas veces la misma acción en un documento, aplicar un formato determinado, cambiar la fuente de Word o algo más.

Bueno, entre los trucos de Word, no se puede perder la opción que permite repetir la última operación presionando la tecla F4 y se realizará automáticamente.

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